Asistente Administrativo de Facturación y Contratos (Remoto)

📍 Trabajo 100% remoto desde Latinoamérica

🕘 Lunes a viernes, 8:00 am – 5:00 pm (hora del Este - EST)

💰 Salario: $2,000 USD mensuales

📌 Contratación a tiempo completo (independiente / contractor)

💼 Empresa: Servicios de construcción civil con sede en EE.UU.

✨ Responsabilidades del rol

🔸 Facturación e Invoicing

• Crear facturas ingresando datos desde las hojas de facturación enviadas por Project Managers en QuickBooks.
• Verificar que precios y datos del trabajo coincidan con contratos o acuerdos firmados.
• Atender requisitos especiales de facturación:
• Enviar facturas a contactos específicos.
• Preparar formularios AIA (G702 & G703) o lien waivers (liberaciones de gravamen).
• Subir facturas a portales de clientes si es necesario.
• Asegurar el envío oportuno y preciso de facturas.
• Actualizar a diario la contract matrix.
• Colaborar con Project Managers para gestionar tickets pendientes.
• Enviar informes trimestrales de backlog al Director de Finanzas.

🔸 Contratos y Soporte Administrativo

• Ayudar con la revisión e ingreso de contratos en Salesforce, QuickBooks y BigTime.
• Cargar nuevos trabajos al sistema de nómina (Dominion Payroll).
• Mantener archivos organizados de contratos.
• Enviar certificados de seguro (COIs) a clientes cuando lo soliciten.
• Gestionar procesos de precalificación de contratos y programas CCIP/OCIP.
• Gestionar bandejas de entrada compartidas y responder consultas.

🔸 Reportes y otras tareas

• Generar informes en Excel para uso interno y para clientes.
• Apoyar el proceso mensual de facturación de DFM:
• Preparar reportes
• Coordinar con directores
• Enviar lien waivers
• Enviar facturas por correo electrónico o físico y realizar seguimientos.
• Cumplir con tareas administrativas adicionales que se asignen.

✅ Requisitos y habilidades

• Experiencia sólida con Microsoft Office, especialmente Excel.
• Experiencia previa en facturación.
• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos cortos.
• Responder correos en un máximo de 2 días hábiles.
• Emitir facturas en QuickBooks de forma masiva, asegurando precisión.
• Enviar más de 300 facturas de DFM desde BigTime dentro de 2 días hábiles.

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