Trabajos remotos Administrativos

Support to Senior Partners | High-Focus Administrative Role

Overview

We are seeking a highly organized, detail-driven Executive Assistant to provide dedicated administrative and executive support to two senior Partners in a fast-moving, professional services environment. This is a pure Executive Assistant role focused on calendar ownership, travel coordination, meeting preparation, and follow-through.

This position is not about working long hours, but it does require focus, structure, consistency, and a steady productive rhythm throughout the day. The ideal candidate is methodical, proactive, and comfortable owning recurring daily tasks without constant direction.

If you thrive in structured environments, enjoy bringing order to busy calendars, and take pride in reliable execution, we’d love to hear from you.

Key Responsibilities

Executive Calendar Management

• Own and manage complex calendars for two senior Partners
• Schedule internal and external meetings, confirm in-person appointments, and resolve conflicts proactively
• Coordinate meetings across multiple time zones with accuracy and foresight
• Maintain clean, well-structured calendars that allow executives to operate efficiently

Travel Coordination

• Plan and book executive travel including flights, hotels, and rental cars
• Manage itinerary details, confirmations, and last-minute changes
• Troubleshoot travel disruptions calmly and efficiently

Meeting Notes & Administrative Follow-Up

• Compile, document, and enter meeting notes accurately and on time
• Track action items and ensure follow-through
• Support ad hoc research and administrative projects, summarizing findings clearly

Team & Operations Support

• Provide occasional administrative support to the wider team as needed
• Assist with internal initiatives that require organization, documentation, or scheduling

What We’re Looking For

• 3-4+ years of experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or Administrative Assistant
• Strong experience with calendar management, scheduling, and executive support
• Advanced English proficiency (C1–C2) with excellent written and verbal communication
• Tech-savvy and comfortable using:
• Google Workspace, Outlook
• Project management and productivity tools
• Copilot, Vimcal, Sanebox, DealCloud (or similar tools)
• Highly methodical and structured in how you organize your day
• Proactive and self-directed with the ability to maintain momentum without micromanagement
• Strong sense of ownership, follow-through, and professional discretion
• Reliable work-from-home setup with stable internet and personal computer

Why Join Us

• 100% remote, full-time Executive Assistant role
• Work with a professional, values-driven team that prioritizes clarity, accountability, and excellence
• Paid time off and holidays aligned with U.S. and local calendars
• Private healthcare contribution through our benefit partners
• Ongoing professional development, including executive coaching support
• A role where your organization, consistency, and reliability truly make an impact

Ready to Apply?

If you are an experienced Executive Assistant looking for a remote role that values structure, focus, and proactive support, we encourage you to apply today.

👉 Learn more about our team and culture: https://www.weremoto.com/about-us

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (Latinoamérica)

💼 Tipo de Contrato: Full-Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe (inglés/español) para apoyar a clientes globales desde Latinoamérica. Es un rol remoto para perfiles organizados y detallistas, enfocado en tareas administrativas, documentación y comunicación con clientes y vendors.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicaciones con clientes y proveedores.

• Apoyar en research y manejo de documentos.

• Otras tareas administrativas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buenas habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

• Importante: durante los primeros 4 meses se requiere trabajar desde los países indicados y sin compromisos de viaje.

🏖️ Beneficios

• Rango mensual equivalente: USD $696–$1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% otorgan bonos de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual de seguro médico (post-induction).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + Gym/Wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

• Great Place to Work 2025–2026 (según la empresa).

📌 Rol: Spanish-Speaking Administrative & Operations Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Colombia)

💼 Tipo de Contrato: Part-Time (20 hs/semana) → posibilidad de Full-Time (40 hs)

🎓 Formación: No especificado

📋 Descripción General

Buscan un/a Virtual Assistant hispanohablante para apoyar a una firma de gestión para contratistas que brinda servicios contables, fiscales, administrativos y operativos. El rol inicia con soporte administrativo tipo recepción y puede crecer hacia bookkeeping, payroll, marketing y operaciones. Ideal para alguien organizado/a, detallista y cómodo/a hablando con clientes.

📋 Responsabilidades Principales

• Confirmar y agendar citas con contadores internos y hacer follow-up con clientes.

• Atender y realizar llamadas con clientes hispanohablantes.

• Mantener registros, notas de clientes, data entry y soporte administrativo general.

• Actualizar CRM o sistemas internos.

• En fase de crecimiento: apoyo en QuickBooks (categorizar gastos y reconciliaciones), envío de invoices y seguimiento de pagos, preparación de timesheets y soporte de payroll (ejecución final interna).

• Apoyo en outreach: llamadas, agendar citas y solicitar reviews.

• (Nice to have) Crear flyers simples y apoyar comunicaciones/marketing.

🎯 Requisitos

• Español fluido (oral y escrito).

• Comodidad para hablar por teléfono con clientes.

• Organización, seguimiento y precisión en tareas repetitivas.

• Comunicación profesional, actitud proactiva y ganas de aprender sistemas internos.

🏖️ Beneficios

• $700–$1,100 USD/mes.

• 100% remoto.

• $50 birthday bonus.

• $200 testimonial bonus.

• $300 tenure bonus cada 6 meses.

• $500 raffle mensual.

• NO TRACKER.

📌 Rol: Administrative & Program Operations Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor | Part-Time (10–20 hs/semana)

🎓 Formación: No especificado

📋 Descripción General

20four7VA busca un/a Senior-level Administrative & Program Operations Virtual Assistant para apoyar a una organización de liderazgo y coaching. El rol se enfoca en ordenar, estructurar y sistematizar materiales, programas y operaciones, pasando luego a soporte operativo continuo. Ideal para perfiles muy organizados, orientados a procesos y con experiencia en negocios de servicios, coaching o educación.

📋 Responsabilidades Principales

• Organizar archivos digitales, documentos y drives compartidos en sistemas claros.

• Centralizar recursos de programas de liderazgo, coaching y parenting en una librería interna.

• Crear SOPs, trackers y workflows operativos.

• Coordinar workshops y eventos (scheduling, listings y follow-ups).

• Apoyar promoción de eventos y recursos vía email y redes (posts, reminders).

• Mantener seguimiento operativo, comunicación básica con leads y reportes de avances.

🎯 Requisitos

• Experiencia senior como Business Support VA, Executive Assistant u Operations Assistant.

• Fuertes habilidades de organización y construcción de procesos desde cero.

• Experiencia con coaches, educadores, nonprofits o negocios de servicios (preferido).

• Inglés escrito y oral sólido.

• Perfil tech-savvy, discreto y profesional con información sensible.

• Disponibilidad lun–vie con solapamiento EST (10 AM–4 PM, flexible).

🏖️ Beneficios

• Trabajo remoto part-time (10–20 hs/semana).

• Horario flexible dentro de EST.

• Proyecto con alto impacto organizacional.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (Latinoamérica)

💼 Tipo de Contrato: Full-Time

🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe (inglés/español) para apoyar a clientes globales desde Latinoamérica. Es un rol remoto para perfiles organizados y detallistas, con foco en documentación, gestión de archivos, comunicación y tareas administrativas generales.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir, organizar y administrar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y reportes internos.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar en research y manejo de documentación.

• Otras tareas relacionadas según necesidad.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buenas habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.

• Importante: durante los primeros 4 meses se requiere trabajar desde los países indicados y sin compromisos de viaje.

🏖️ Beneficios

• Rango mensual equivalente: USD $696–$1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (80% otorgan bonos de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual de seguro médico (post-induction).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + Gym/Wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones de Navidad.

• Great Place to Work 2025–2026 (según la empresa).

Overview

We are hiring a highly capable Executive Assistant to support leadership who leads a creative agency and multiple initiatives. This is a robust, high-trust role that combines executive support, travel and logistics, sales enablement, and personal administration.

You will operate as a true right hand. You anticipate needs, protect time, keep systems organized, and ensure follow-through across priorities. The ideal candidate is calm under pressure, exceptionally organized, comfortable drafting high-quality communication, and able to manage both business and personal logistics with discretion.

Core Responsibilities

1) Executive Support and Time Protection

• Own complex calendar management across multiple workstreams and time zones
• Create a weekly schedule that reflects priorities, focus time, and recovery time
• Gatekeep meetings: assess purpose, ensure agenda and attendees are right, reduce low-value meetings
• Build and maintain recurring rhythms (weekly priorities, client reviews, internal check-ins)
• Prepare daily and weekly briefing packets: schedule, call notes, background, goals, and decision points
• Capture action items after key meetings and drive follow-through with stakeholders
• Maintain a “waiting on” list and ensure nothing goes stale

2) Inbox, Communication, and Executive Presence

• Manage inbox triage: prioritize, draft replies, and escalate what matters
• Draft high-quality emails in the executive’s voice across clients, partners, and internal team
• Maintain templates and message libraries for common scenarios
• Track responses, follow-ups, and deadlines tied to communications
• Proof and polish outbound communication for clarity, tone, and accuracy
• Coordinate sensitive communication with professionalism and discretion

3) Sales, Outreach, and Pipeline Support

• Maintain lead and relationship trackers, pipeline status, and follow-up schedules
• Prepare outbound outreach emails tailored to each prospect (light research included)
• Coordinate introductions and nurture threads with timely follow-ups
• Support proposal and pitch workflow: gather inputs, schedule internal reviews, and ensure on-time sends
• Prepare meeting briefs for sales calls: background, relationship context, goals, next steps
• Ensure CRM or tracking systems stay clean and current (even if lightweight)
• Track referrals and create a system for consistent relationship maintenance

4) Travel Planning and Itinerary Management

• Own end-to-end travel planning across business and personal travel
• Build travel options that optimize for time, rest, budget, and time zone recovery
• Manage flights, hotels, ground transport, car services, and reservations
• Create detailed itineraries (including buffers, confirmation numbers, maps, check-in info)
• Proactively handle disruptions: delays, cancellations, rebooking, backups
• Coordinate packing lists, travel documents, and pre-travel preparation
• Track points, memberships, known traveler numbers, and preferences
• Plan trips with family logistics in mind when relevant

5) Household and Personal Administration

• Coordinate personal appointments, family scheduling, and key home logistics
• Manage vendor scheduling (home services, maintenance, repairs) and track follow-ups
• Keep a running list of personal tasks and ensure they are completed
• Support gifting, special occasions, and event coordination when needed
• Maintain important documents and records in an organized system
• Handle confidential matters with high discretion and professional judgment

6) Operations, Systems, and Process Improvement

• Build and maintain simple systems that reduce friction
• Organize files, documents, contact databases, and shared drives
• Maintain a master “admin dashboard” for priorities, deadlines, and recurring tasks
• Identify inefficiencies and propose improvements to workflows and tooling
• Coordinate with internal team members to keep operations aligned

7) Meeting Support and Logistics

• Schedule meetings across multiple stakeholders and time zones
• Ensure every key meeting has: agenda, pre-reads, decisions needed, and clear next steps
• Take notes for specific meetings and distribute recaps when required
• Coordinate workshop or offsite logistics: travel, materials, schedules, and vendors
• Manage event attendance, RSVPs, calendars, and prep where needed

8) Research

• Research support for activities that involve special projects as needed.

Qualifications

• 4+ years experience supporting an executive, founder, or senior leader in a high-velocity environment
• Exceptional written English, with confidence preparing executive-level emails
• Strong judgment, discretion, and ability to handle sensitive information
• Proven ability to manage complex travel and logistics
• Highly organized, detail-oriented, and proactive
• Calm under pressure, with strong problem-solving instincts
• Comfortable running systems and coordinating across stakeholders
• Proficient with Google Workspace; comfortable learning tools quickly

Working Style and Expectations

• Remote role with consistent overlap with US Pacific Time- Must work on PST
• High responsiveness during business hours
• Able to manage shifting priorities without losing track of commitments

📌 Rol: Spanish-Speaking Administrative & Operations Virtual Assistant

🌎 Ubicación: 100% remoto

💼 Tipo de Contrato: Part-Time (20 hs/semana) → posibilidad de Full-Time (40 hs)

🎓 Formación: No especificado

📋 Descripción General

Assist World busca un/a Virtual Assistant hispanohablante para apoyar a una firma de gestión para contratistas que brinda servicios contables, impositivos, administrativos y operativos a negocios de construcción y contratistas. El rol comienza con tareas administrativas estilo recepción y puede crecer hacia soporte contable, preparación de payroll, marketing y operaciones. Se requiere disponibilidad inicial en horario Arizona / MST.

📋 Responsabilidades Principales

• Confirmar y agendar turnos con contadores internos y hacer follow-up con clientes.

• Realizar y atender llamadas con clientes hispanohablantes (inbound y outbound).

• Mantener registros/notas de clientes, data entry y soporte administrativo general.

• Actualizar CRM o sistemas internos básicos.

• En fase de crecimiento: apoyo en bookkeeping (categorizar gastos y asistir en reconciliaciones), envío de invoices y seguimiento de pagos, preparación de timesheets y apoyo en payroll (ejecución final interna).

• Apoyo en outreach: llamadas a clientes, agendar citas, solicitar reviews y mantener comunicación profesional.

• (Nice to have) Crear flyers simples y apoyar comunicaciones/marketing siguiendo brand guidelines.

🎯 Requisitos

• Español fluido (oral y escrito).

• Comodidad para hablar con clientes por teléfono.

• Organización, seguimiento y precisión en tareas repetitivas/administrativas.

• Comunicación profesional, actitud proactiva y disposición para aprender sistemas internos.

🏖️ Beneficios

• $700–$1,100 USD/mes.

• 100% remoto.

• $50 bonus de cumpleaños.

• $200 testimonial bonus.

• $300 tenure bonus cada 6 meses.

• $500 raffle mensual.

• Sin tracker (“NO TRACKER. NO PROBLEM”).

📌 Rol: Remote Risk Management Administrator

🌎 Ubicación: 100% Remoto (Latinoamérica)

💼 Tipo de Contrato: Full time

💰 Salario: USD $1,000 – $2,000 mensuales (pago por bank transfer o Thera)

🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM – 5:00 PM ET

📋 Descripción General

Buscan un/a Risk Management Administrator para coordinar, gestionar y dar seguimiento a actividades de risk management en múltiples compañías bajo el mismo ownership. El rol se enfoca en cobertura de seguros anual, renovaciones, auditorías, compliance y documentación, trabajando con equipos internos y proveedores de seguros.

📋 Responsabilidades Principales

• Administrar el programa de seguros para múltiples entidades (GL, workers’ comp, auto, cyber, professional liability y coberturas especializadas).

• Coordinar renovaciones anuales y gestionar coberturas para nuevas adquisiciones/equipamiento durante el año.

• Controlar COIs internos y de vendors para cumplir requisitos contractuales.

• Apoyar al equipo de contract management revisando requisitos de seguros y riesgo.

• Coordinar con equipos de proyecto, vendors y subcontractors para asegurar compliance de riesgo.

• Asistir en auditorías anuales y reporting interno relacionado a exposición de riesgo/seguros.

• Identificar posibles issues de riesgo y escalar a management cuando corresponda.

🎯 Requisitos

• Experiencia en insurance administration / risk management.

• Conocimiento de pólizas, certificados ACCORD 25 y procesos de claims.

• Plus: experiencia en construcción.

• Manejo de Microsoft Office.

• Perfil organizado, detallista, con buena comunicación y ritmo de trabajo ágil.

• Requisito de postulación: voice/video recording en inglés (mínimo 30 segundos).

💻 Requisitos de Hardware

Windows (no Mac), mínimo 16GB RAM, setup de doble monitor (2 pantallas), internet estable y espacio de trabajo quieto.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo remoto a clientes, con foco en organización, documentación, manejo de archivos y comunicación. Es ideal para perfiles detallistas y ordenados que trabajen desde Latinoamérica.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros actualizados.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Realizar data entry y tareas de reporting interno.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar investigación y manejo de documentos.

• Otras tareas similares o relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Buena comunicación y habilidades de resolución de problemas.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + conexión de respaldo.

• Bachelor’s o Associate’s degree (preferido).

🏖️ Beneficios

• Incrementos salariales anuales.

• Bonos discrecionales de clientes (mencionan que 80% otorgan bonos de fin de año).

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipend mensual de seguro médico (después de inducción).

• Bonos de cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases online de fitness ilimitadas + eventos y celebraciones.

💰 Compensación

• Tarifa por hora equivalente a USD $696 – $1,044/mes (según experiencia).

⚠️ Importante

Durante los primeros 4 meses se requiere estar disponible para trabajar desde los países listados y sin compromisos de viaje (por onboarding).

📌 Rol: Admin Virtual Assistant – Data & CRM Support (CPT-10321)

🌎 Ubicación: 100% Remoto (Worldwide)

💼 Tipo de Contrato: Part time (20 hs/semana) – Independent Contractor

🧩 Nivel: Entry Level (Admin VA)

🏢 Empresa: 20four7VA (cliente: multifamily commercial real estate brokerage)

🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 am – 5:00 pm (EST) flexible

📋 Descripción General

Rol administrativo backend (no client-facing) enfocado en verificación de datos, research liviano y carga/orden en CRM. Ideal para alguien detallista, cómodo con tareas repetitivas y orientado a mantener registros limpios y consistentes.

📋 Responsabilidades Principales

• Ingresar y actualizar contactos, propiedades y deals en el CRM.

• Completar campos requeridos con consistencia y marcar datos faltantes/confusos.

• Verificar información de propiedad/ownership/contactos usando fuentes provistas.

• Hacer research liviano para completar gaps.

• Apoyar data scraping e imports (según indicaciones).

• Seguir SOPs de estándares de datos y organización.

• Trackear progreso y comunicar issues/inconsistencias.

🎯 Requisitos

• Alta atención al detalle y precisión.

• Comodidad con tareas repetitivas y estructuradas.

• Buen nivel de typing y data entry.

• Excel o Google Sheets (básico a intermedio).

• Capacidad de seguir instrucciones escritas y SOPs al pie de la letra.

• Perfil organizado/a, confiable y self-motivated.

• Experiencia previa admin/data entry es un plus, no excluyente.

🏖️ Condiciones

• Engagement bajo Master Services Agreement + Statement of Work.

• No es relación de empleo; se trabaja como contractor vía 20four7VA.

📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM

🌎 Ubicación: 100% Remoto (LATAM)

💼 Tipo de Contrato: Full time

🧩 Área: General Assistants

🏢 Empresa: Valatam

📋 Descripción General

Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo remoto desde LATAM, ideal para perfiles organizados, detallistas y con buena comunicación.

📋 Responsabilidades Principales

• Documentar procesos y mantener registros precisos.

• Subir y organizar archivos en Google Drive.

• Data entry y tareas de reporting interno.

• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.

• Apoyar investigación y manejo de documentos.

• Otras tareas relacionadas.

🎯 Requisitos

• Inglés fluido (C1/C2) y español.

• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.

• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.

• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.

• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + backup.

• Bachelor o Associate’s degree (preferible).

🏖️ Beneficios

• Pago mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia).

• Incrementos anuales.

• Bonos discrecionales de clientes.

• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.

• Stipendio mensual para seguro médico (post inducción).

• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.

• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.

⚠️ Importante

Durante los primeros 4 meses, se requiere trabajar desde los países habilitados por la posición y sin viajes.

📌 Rol: Administrative Assistant (International)

🌎 Ubicación: 100% Remoto

💼 Tipo de Contrato: Full Time

🎓 Formación: No especificada

📋 Descripción General

PermitFlow busca un/a Administrative Assistant para brindar soporte administrativo en un entorno remoto. El rol requiere organización, comunicación efectiva y apoyo a operaciones internas, colaborando con equipos y terceros para facilitar el crecimiento y la eficiencia del negocio.

📋 Responsabilidades Principales

• Brindar soporte administrativo general.

• Gestionar y apoyar equipos cuando sea necesario.

• Comunicarse con terceros vía teléfono y email.

• Mantener organización y seguimiento de tareas administrativas.

• Apoyar las operaciones para el desarrollo y éxito a largo plazo de la compañía.

🎯 Requisitos

• Experiencia comprobable en un rol similar.

• Excelentes habilidades organizativas y de comunicación.

• Atención al detalle.

• Manejo de MS Office y programas informáticos comunes.

• Internet rápido y confiable (backup recomendado).

• Equipo: laptop/desktop (mín. 8GB RAM, Intel Core i5 o equivalente), cámara para Zoom (recomendada) y micrófono con cancelación de ruido.

🏖️ Beneficios

• Compensación: USD $3.50 – $7.00 por hora.

• Trabajo 100% remoto.