Overview:

This role supports a visionary leader across multiple aspects of his professional, family, and community life. As an Executive Virtual Assistant (EVA) or Executive Assistant (EA), you’ll handle operations, scheduling, bookkeeping, property management, forum/coaching support, and marketing coordination. The right candidate is proactive, detail-oriented, and thrives on taking ownership with discretion and excellence.

You’ll be part of a purpose-driven, growing environment where organization and initiative are highly valued. This opportunity is ideal for someone who anticipates needs, enjoys being trusted with meaningful responsibilities, and takes pride in keeping projects and priorities moving forward as a true partner.

If this excites you, don’t wait—submit your application today!

Key Responsibilities

1. Convene Forum & Coaching Support

• Schedule and manage events: forum groups, 1:1 sessions, member discovery calls, regional/ICS events, and social outings.
• Maintain organized Google Drive folders with updated content, speaker materials, notes, contacts, consultants, and referrals.
• Manage LinkedIn messaging for outreach and follow-up.
• Prepare recaps for Forum Days, Opportunity Challenges, and 1:1 coaching sessions.

2. Property Management (Airbnb)

• Handle guest communications with professionalism and care.
• Coordinate cleaners, supplies, and maintenance requests.
• Provide payout updates to family members.

3. Bookkeeping

• Categorize daily/weekly transactions in YNAB.
• Maintain a list of clarifications for review.
• Provide weekly summaries to streamline reconciliation.

4. Calendar & Email Management

• Triage across Gmail and Outlook accounts.
• Create and maintain filters and automations.
• Synchronize calendars; ensure agendas, invites, and events are accurate.

5. Family & Household Planning

• Schedule family events, boating reservations, and ski passes.
• Manage errands and household tasks.

6. Business Startup Support

• Process, review, and sign incoming documents.
• Respond to inquiries and maintain progress/application documentation.
• Support updates on Kajabi/Skool platforms.

7. Content & Marketing

• Edit and post content consistently across channels.
• Collaborate on marketing strategy.
• Manage email/text lists and Facebook groups (leveraging Peripheral Group Academy growth strategies).

Desired Traits

• 2–3 years of proven experience as an Executive Assistant or Virtual Assistant supporting multiple domains.
• Strong organizational, written, and verbal communication skills with advanced English proficiency (C1–C2).
• Tech-savvy with tools such as Google Workspace, Outlook, YNAB, Kajabi, Skool, and social media platforms.
• Highly proactive, adaptable, and detail-focused.
• Exercises discretion and professionalism at all times.
• Thrives in a growing environment where initiative and ownership are expected.
• Reliable setup with a stable internet connection and your own laptop or desktop computer

Why Join Us?

• Be part of an amazing remote community that values collaboration, integrity, and excellence. https://www.weremoto.com/about-us
• Work from home with flexibility and a healthy work-life balance.
• Enjoy paid time off and holidays aligned with both U.S. and your home country’s celebrations.
• Access to private health care contributions through our benefit partners.
• Ongoing professional development with personal executive coaching to help you grow.

Schedule & Growth Path

• This role will begin part-time (20 hours per week) to allow for staggered onboarding, giving you the chance to ease into responsibilities smoothly.
• Starting part-time compensation: $500–$600/month, depending on experience.
• There is the possibility for this role to grow into a full-time position (40 hours per week) as responsibilities expand and the partnership develops.
• Full-time projected compensation will be discussed during the interview process.
• Work will be aligned with Pacific Standard Time (Seattle-based client), so flexibility to match that time zone is required.

If you’re an experienced Executive Assistant or Virtual Assistant who is ready to take ownership, contribute across multiple areas of life and business, and grow in a purpose-driven environment, we’d love to hear from you.

Apply today and take the first step toward this exciting opportunity!

Descripción:

AE Virtual Class, miembro del grupo empresarial Academia Europea, líder en la enseñanza de idiomas, con 56 años de experiencia y con el staff más grande de las Américas!!! Buscamos apasionados por la atención al cliente y seguimiento de clientes!!! Ven y únete a nuestra gran familia!!!

Requisitos para el puesto:

Laptop (con webcam).

Conexión a internet estable. (15 mbps)

Actitud.

Dinamismo.

Excelente presentación y expresión oral.

Principales responsabilidades del puesto:

Control y seguimiento de clientes.

Reporteria de grupos asignados.

Comunicación fluida con grupo de clientes.

📋 Descripción

• Liderar el ciclo completo de operaciones de ingresos: generación de cotizaciones y facturas, conciliación de discrepancias, seguimiento de cuentas por cobrar y garantizar cobros puntuales.

• Supervisar un pequeño equipo de Cuentas por Cobrar (2 especialistas) encargado de enviar facturas diariamente y revisar la precisión frente a las órdenes de compra.

• Resolver discrepancias con el equipo de ventas o clientes y responder a consultas sobre facturación.

• Asumir la gestión de cobros y manejar con confianza la comunicación con clientes cuando sea necesario.

• Apoyar en la elaboración de reportes de ingresos colaborando con el equipo contable y revisando resultados de consultas en SQL.

• Optimizar sistemas como QuickBooks Online y Stripe, liderando proyectos de mejoras, automatización y actualizaciones.

• Comunicar de manera clara y profesional con los clientes sobre facturas, cobros y estados de pago.

🎯 Requisitos

• 1–3+ años de experiencia contable en empresas de EE. UU., con fuerte enfoque en Cuentas por Cobrar y Operaciones de Ingresos.

• Experiencia demostrada en la gestión del ciclo completo de ingresos (quote-to-cash) y en la supervisión de pequeños equipos.

• Dominio avanzado de QuickBooks Online y Stripe.

• Capacidad para revisar salidas de SQL con precisión.

• Habilidades sólidas de resolución de problemas y manejo de discrepancias con clientes o ventas.

• Experiencia en mejoras de procesos, automatización y actualizaciones de sistemas.

• Familiaridad con prácticas contables en startups y capacidad de adaptación a prioridades cambiantes.

• Inglés profesional, con excelentes habilidades de comunicación.

• Perfil proactivo, detallista, con alto sentido de integridad y capacidad de trabajar de forma independiente o en equipo.

• Plus: experiencia con Slack, Google Drive, Google Sheets, Mercury, Chase, Ramp, Brex, Bill.com o ClickUp.

• Conocimiento general sobre la aplicación de IA en contabilidad y operaciones (un plus).

🏖️ Beneficios

• Salario competitivo en USD/mes (según experiencia).

• 10 días de vacaciones pagadas al año, más todos los feriados nacionales de EE. UU.

• Rol 100% remoto: trabaja desde cualquier lugar con un entorno profesional en casa.

• Entorno dinámico con oportunidades de aprendizaje, crecimiento e impacto.

• Cultura de apoyo y colaboración a través de Veta Virtual y nuestro cliente.

🌍 100% Remoto (Venezuela, Colombia, Argentina, Ecuador, Perú, Nicaragua) | Tiempo completo | Entry a Mid-level

🚀 Sobre Valatam

Valatam se especializa en construir equipos remotos extraordinarios en Latinoamérica para negocios en crecimiento en EE.UU. con foco en valores como acción, cuidado, excelencia, confiabilidad y energía. La cultura prioriza la eficiencia, el servicio excepcional y un entorno positivo y colaborativo para todos los miembros del equipo.

🎯 Misión del Rol

Brindar soporte administrativo bilingüe a clientes de distintos sectores en EE.UU., asegurando procesos fluidos, organización impecable y comunicación efectiva. Este rol combina gestión operativa, organización de información y asistencia directa para potenciar el desempeño de los clientes.

✅ Responsabilidades

• Gestionar y organizar calendarios, reuniones y citas.
• Administrar correos electrónicos y flujo de información.
• Mantener actualizadas bases de datos y archivos de clientes.
• Preparar reportes, documentos y presentaciones.
• Realizar investigaciones y compilar información para proyectos.
• Apoyar en tareas de bookkeeping y seguimiento de gastos.
• Organizar viajes, procesar gastos y ofrecer soporte administrativo general.

📌 Requisitos

• Licenciatura o tecnicatura en Administración de Empresas (preferido).
• Inglés C1/C2 escrito y hablado.
• 1 a 5 años de experiencia en roles administrativos, idealmente remotos.
• Manejo sólido de Google Workspace y Microsoft Office Suite.
• Gran organización, atención al detalle y multitasking.
• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Home office equipado (PC con 8GB RAM, conexión estable 10MB+, headset, backup de internet).

🏖️ Beneficios

• Salario inicial: $4/hora (≈ $640–740/mes).
• Incrementos salariales anuales.
• Bonos discrecionales de clientes (80% de los clientes los otorgan).
• 7 feriados de EE.UU. pagos.
• 4 días de PTO (con posibilidad de más según cliente).
• Estipendio mensual para seguro médico (post inducción).
• Bonos de cumpleaños y aniversario.
• Subsidio para gimnasio y wellness.
• Clases fitness online ilimitadas.
• Invitación a eventos anuales (presenciales o virtuales).

📝 Nota para los Postulantes

• 🌎 Elegibilidad: Solo para candidatos residentes en Latinoamérica.
• 📄 Idioma de aplicación: Enviar CV en inglés (candidaturas en otros idiomas no serán consideradas).
• 🎥 Presentación profesional: Se recomienda incluir un video en Loom mostrando tu experiencia. No es obligatorio, pero los perfiles que lo incluyan tendrán prioridad.

🌐 Descripción del Puesto

Buscamos un/a Payroll Specialist altamente detallista y con experiencia, para supervisar el procesamiento de nómina de nuestros empleados en EE.UU.

El/la candidato/a ideal debe tener 2–4 años de experiencia en nómina estadounidense, preferiblemente usando plataformas como Gusto, Justworks y Rippling. Este rol requiere conocimientos sólidos en cumplimiento legal, regulaciones fiscales y procesamiento multiestatal dentro de la industria de servicios financieros.

🎯 Responsabilidades

• Gestionar el ciclo completo de nómina, garantizando exactitud y cumplimiento con regulaciones federales, estatales y locales 💼.
• Administrar procesos de nómina en Gusto, Justworks y Rippling.
• Mantener registros precisos de salarios, deducciones, beneficios e impuestos 📑.
• Asegurar el procesamiento puntual de impuestos de nómina y reportes regulatorios.
• Manejar auditorías y revisiones de cumplimiento según estándares de la industria financiera.
• Resolver consultas de empleados relacionadas con nómina con profesionalismo y precisión.
• Colaborar con equipos de RR.HH. y Finanzas para optimizar procesos.
• Mantenerse actualizado/a en leyes laborales, impuestos y mejores prácticas de la industria.

✅ Requisitos y Habilidades

• 2–4 años de experiencia en procesamiento de nómina en EE.UU. (idealmente en servicios financieros).
• Dominio de Gusto, Justworks y Rippling (altamente preferido).
• Conocimiento sólido en regulaciones fiscales, cumplimiento y nómina multiestatal.
• Atención al detalle excepcional y habilidades de resolución de problemas.
• Fuertes habilidades de comunicación y capacidad de trabajar de forma independiente.
• Experiencia en industrias reguladas es un plus.

🕒 Horario y Modalidad

• Lunes a jueves: 9 am – 6 pm EST
• Viernes: 9 am – 1 pm EST
• 100% remoto 💻

💵 Compensación

1,800 – 2,000 USD/mes

🏖️ Beneficios

• Días libres ilimitados pagados 🗓️
• 14 feriados federales pagos al año 🇺🇸

👉 Si esta oportunidad es para vos, ¡enviá tu CV en inglés y sumate al equipo! 🚀

📌 Administrative Assistant – LATAM (Remoto)

📝 Nota para Postulantes

• Elegibilidad: Esta posición está abierta únicamente a candidatos que residan en Latinoamérica 🌎.
• Idioma de aplicación: Envía tu CV en inglés. Las aplicaciones en otros idiomas no serán consideradas 📄.
• Presentación profesional: Se recomienda incluir un video Loom 🎥 mostrando tu experiencia. Aunque es opcional, los candidatos que lo presenten tendrán prioridad.

🌐 Sobre el Cliente

Nuestro cliente, con sede en EE.UU., es un proveedor líder de soluciones de energía solar en Texas ☀️⚡, comprometido con la entrega de energía eficiente y sostenible para sus comunidades.

Actualmente buscamos un/a Administrative Assistant proactivo/a y orientado/a al detalle para unirse a su equipo en crecimiento 🚀.

Este rol administrativo clave será responsable de procesar permisos, aprobaciones de HOA e interconexiones, además de mantener comunicación con agencias externas, organizaciones y clientes. También apoyará en la resolución de problemas técnicos básicos y coordinación interdepartamental.

🎯 Responsabilidades

• Gestionar diversas tareas administrativas, incluyendo el procesamiento de documentación (permisos, aprobaciones de HOA y solicitudes de interconexión) 📑.
• Mantener comunicación clara y proactiva con agencias y organizaciones externas.
• Actuar como punto de contacto para clientes, brindando soporte y soluciones a tiempo 🤝.
• Asistir en la resolución de problemas técnicos básicos según sea necesario.

👤 Calificaciones

• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés 🇺🇸.
• Experiencia previa en roles como atención al cliente, asistente administrativo o similares.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, especialmente en formatos digitales ✍️💬.
• Atención al detalle, capacidad de resolución de problemas y actitud positiva para generar confianza con representantes de ventas.
• Capacidad de adaptación a cambios y aprendizaje de nuevas tecnologías 🔧.
• Gestión efectiva del tiempo y habilidades de priorización en entornos dinámicos.

⏰ Horario y Ubicación

• Horario: Lunes a Viernes, 9:00 AM – 5:00 PM CDT 🕒.
• Ubicación: LATAM (remoto).

💰 Compensación

Entre 1,000 – 1,500 USD/mes.

🏖️ Beneficios

• 3 semanas de PTO (15 días hábiles) por año 🌴.
• 6 feriados de EE.UU. al año 🇺🇸.

👉 ¿Te interesa esta oportunidad? ¡Envía tu CV en inglés y forma parte del equipo! 🌟

About the Role

We're looking for a proactive, system-oriented Operations Support Lead who thrives on

solving problems before they happen. In this role, you'll serve as the steady operational

heartbeat behind multiple Amazon brands - ensuring smooth admin processes, fast customer

support, and consistent internal communication across a growing global team.

You'll be the go-to for flagging brand risks, keeping the CEO informed, and making sure nothing

falls through the cracks.

If you're hyper-organized, love taking initiative, and want to grow into a senior operations role

over time, this might be your perfect fit.

What You'll Do

• Monitor brand health across platforms like Amazon Seller Central
• Flag operational risks like stockouts, negative reviews, and refund spikes
• Respond to the customer via Amazon/email with clarity and care
• Track and escalate recurring support issues
• Maintain a simple, reliable support system (templates, FAQs, issue logs)
• Organize SOPs, templates, and documentation in a central repository
• Support internal admin tasks: file management, reports, calendars
• Serve as a people-ops liaison for employee check-ins, follow-ups, and milestones
• Update leadership weekly with risk summaries and "heads-up" ins
• Own quarterly Rocks - your personal strategic deliverables

Measurables You’ll Be Evaluated On

We believe in clarity and consistency. You’ll be evaluated weekly on:

• Brand Health Reviews completed by Friday
• % of critical issues flagged within 24 hours
• % of customer support tickets responded to within 24 hours of repeated issues logged
• and escalated
• 1+ SOP or document updated weekly
• % of team queries resolved or routed within 48 hours
• % of recurring reminders sent on time (check-ins, reviews, etc.)
• % completion of weekly admin checklist
• 2+ leadership updates sent weekly
• 1+ improvement idea shared weekly
• Quarterly Rocks Completion — $200 bonus per Rock!

Rock Bonus Program

We don’t believe in working hard without recognition. You’ll be eligible to earn a $200 bonus

per quarter for each Rock (key goal) completed on time and aligned with company priorities.

You help us move the needle – we help you grow your wallet.

What We’re Looking For

• 3+ years in administrative coordination, operations support, or customer service (remote/virtual experience preferred)
• Strong organizational and time-management skills; able to juggle multiple tasks without dropping details
• Experience with Amazon Seller Central, e-commerce platforms, or similar tools is a big plus
• Proactive problem-solver who anticipates risks before they escalate
• Excellent English communication skills – both written and spoken
• Comfortable working across time zones and adapting to shifting priorities
• Tech-savvy and system-oriented; able to manage documentation, SOPs, and shared tools with consistency
• Bonus points if you’ve built or improved processes in a growing team environment
• MUST PROVIDE YOUR EQUIPMENT AND A RELIABLE HIGH-SPEED INTERNET CONNECTION

Core Values You’ll Embody

● Communicate, Communicate, Communicate

We don’t expect perfection. But we do expect radical transparency. Whether it’s

progress or roadblocks – keep your team in the loop.

● Take Chances, Learn Things

Not sure? Dive in anyway. Learn, ask, iterate. Growth is messy, and that’s okay.

● Do The Right Thing, Even If We Lose Money

Integrity over shortcuts. We back the long game – client-first, always.

● Have Goals, Move the Needle

This isn’t a “do what you’re told” kind of role. We value team members who set

their targets, build smart systems, and push us to be better.

●Stay Balanced

Sourcing is one piece of the puzzle. Collaborate cross-functionally. Bring a

steady hand – and a little fun.

📌 Coordinador/a de Operaciones – LATAM (Remoto)

📝 Nota para Postulantes

• Elegibilidad: Esta posición está abierta únicamente a candidatos que residan en Latinoamérica 🌎.
• Idioma de aplicación: Envía tu CV en inglés. Las aplicaciones en otros idiomas no serán consideradas 📄.
• Presentación profesional: Se recomienda incluir un video Loom 🎥 mostrando tu experiencia. Aunque es opcional, los candidatos que lo presenten tendrán prioridad.

🌐 Sobre el Cliente

Nuestro cliente, con sede en EE.UU., es un proveedor líder de soluciones de energía solar en Texas ☀️⚡.

Su compromiso es ofrecer energía eficiente y sostenible a las comunidades.

Estamos en búsqueda de un/a Coordinador/a Administrativo/a altamente organizado/a y proactivo/a, encargado/a de todas las funciones administrativas del departamento.

Este rol es esencial para mantener al equipo en orden, garantizar control de calidad, mejorar flujos de trabajo y apoyar la eficiencia operativa.

Colaborarás de cerca con coordinadores de proyectos, líderes y equipos multifuncionales para crear reportes, apoyar en el desarrollo de procesos y mantener sistemas organizados que impulsen el éxito 💼.

🎯 Responsabilidades Clave

• Gestionar todas las tareas administrativas del departamento, asegurando operaciones diarias fluidas 📂.
• Construir y mantener reportes, dashboards y documentación interna para el equipo y líderes.
• Desarrollar y perfeccionar procesos departamentales para mayor eficiencia y consistencia 🔄.
• Apoyar los esfuerzos de control de calidad mediante auditorías de documentos internos y archivos de proyectos ✅.
• Dar seguimiento al progreso y plazos de proyectos en distintos equipos ⏳.
• Coordinar comunicaciones del departamento, actualizaciones y logística de reuniones.
• Identificar brechas en flujos de trabajo y proponer mejoras de procesos.
• Brindar apoyo administrativo general a líderes y miembros del equipo.

👤 Calificaciones

• +2 años de experiencia en administración, operaciones o soporte de proyectos.
• Excelentes habilidades organizativas y gran atención al detalle 🔍.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal ✍️💬.
• Dominio de CRMs, hojas de cálculo y herramientas de reportes (ej. Excel, Google Sheets o software de gestión de proyectos).
• Capacidad de manejar múltiples tareas y priorizar eficazmente en entornos dinámicos 🚀.
• Perfil autónomo, con mentalidad orientada a soluciones y actitud colaborativa 🤝.

⏰ Horario y Ubicación

• Zona horaria: CDT
• Horario de trabajo: 7:00 AM – 4:00 PM

💰 Compensación

Entre 1,400 – 1,900 USD/mes

🏖️ Beneficios

• 3 semanas de PTO (15 días hábiles) al año 🌴.
• 6 feriados de EE.UU. al año 🇺🇸.

👉 ¿Te interesa esta oportunidad? ¡Envía tu CV en inglés y forma parte del equipo! 🌟

📋 Descripción

• Ser el soporte central de logística, comunicación y experiencia del cliente, permitiendo que el cliente se enfoque en resultados transformacionales.

• Gestionar onboarding: contratos, NDAs, confirmaciones de pago, creación de portales privados y envío de kits de bienvenida.

• Coordinar agenda: programar y reagendar sesiones, enviar recordatorios, bloquear tiempo post-reunión.

• Brindar soporte de concierge: viajes, hoteles, choferes, chefs, regalos de lujo y RSVP de eventos VIP.

• Documentar y organizar notas, grabaciones y reportes de progreso en formatos de marca.

• Ser el primer punto de contacto para asuntos no urgentes, filtrando mensajes y manteniendo límites claros.

• Administrar pagos, facturas, renovaciones y gastos relacionados con experiencias de clientes.

• Preparar recursos personalizados, celebraciones especiales y mantener fichas de preferencias individuales.

• Colaborar con equipos, family offices o estate managers para coordinación confidencial.

🎯 Requisitos

• Altamente organizado, con atención al detalle y profesionalismo.

• Experiencia con clientes UHNW (Ultra High Net Worth) o servicios de alto nivel.

• Manejo avanzado de herramientas digitales como Notion, Google Workspace y Zoom.

• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.

• Mentalidad centrada en el cliente y capacidad de ofrecer un servicio de concierge de forma remota.

🏖️ Beneficios

• Posición 100% remota, en huso horario USA.

• Salario: 1,500 – 2,000 USD mensuales.

• Oportunidad de trabajar en un rol de confianza con un cliente de alto perfil.

📋 Descripción

• Apoyar la operación diaria de la empresa asegurando que todo funcione sin inconvenientes en las áreas de operaciones, ventas y delivery.

• Gestionar tareas administrativas básicas y ayudar a construir procesos repetibles.

• Dar seguimiento a reuniones, agregar tareas en la herramienta de gestión de proyectos y monitorear el avance.

• Elaborar reportes mensuales de seguimiento de horas y capacidad del equipo.

• Construir SOPs y flujos automatizados con IA para optimizar procesos.

• Apoyar en la generación de briefs de contenido, reportes de Clearscope y cargas en CMS como WordPress o Webflow.

• Mantener plantillas actualizadas alineadas con la estrategia de clientes.

• Colaborar en marketing y ventas: publicaciones de podcast, actualizaciones de la web, propuestas iniciales de ventas, y organización de archivos en Google Drive.

• Participar en reclutamiento: screening inicial de perfiles, agendar entrevistas, secuencias en Ashby y onboarding de freelancers.

🎯 Requisitos

• 2+ años de experiencia como Asistente Ejecutivo u Operativo en modalidad remota.

• Comunicación sobresaliente en inglés y español.

• Habilidades organizativas, proactividad y capacidad de resolución independiente.

• Experiencia previa con herramientas de gestión y colaboración remota.

• Mentalidad orientada a procesos y mejora continua.

• Capacidad de adaptarse a nuevas responsabilidades en un entorno ágil y en crecimiento.

• Atención meticulosa al detalle y respeto por plazos establecidos.

• Curiosidad intelectual y pensamiento crítico.

• Capacidad de trabajar de forma autónoma, con responsabilidad y actitud colaborativa.

🏖️ Beneficios

• 100% remoto con solapamiento horario con EST (ideal 9am–5pm ET).

• Oportunidad de crecimiento acelerado en un entorno en expansión.

• Coaching y acompañamiento para desarrollar habilidades de clase mundial.

• Flexibilidad y autonomía para proponer mejoras con IA y automatización.

• Viajes de equipo anuales a diferentes ciudades de EE. UU.

• Cultura sin jerarquías, basada en confianza, autonomía y colaboración.

📋 Descripción

• Gestionar de manera eficiente la operación administrativa, incluyendo agendas, viajes, directorios y plataformas de colaboración (Slack, Office 365).

• Coordinar reuniones: organización, asistencia, control de asistencia, toma de notas, realización de encuestas y gestión de salas virtuales.

• Diseñar y mantener archivos compartidos centrales.

• Liderar la incorporación y entrenamiento de nuevos miembros, brindando soporte individualizado para el acceso a materiales, recursos y tecnología.

• Dirigir y completar proyectos de forma independiente o en equipo.

• Asegurar que todos los materiales respeten las guías de marca y reflejen altos estándares de calidad.

• Coordinar tareas de administradores especializados, gestionar proveedores e investigar recursos, procesos, soluciones tecnológicas y perfiles clave.

• Fortalecer la visibilidad de la marca y construir conexiones personales sólidas con los miembros, actuando como punto de referencia de confianza.

• Anticipar necesidades, aprovechar herramientas de productividad (incluyendo IA) e implementar mejoras operativas.

• Fomentar una cultura de confianza, excelencia, inteligencia y orientación a resultados.

🎯 Requisitos

• Excelentes habilidades de servicio al cliente con un enfoque empático y profesional.

• Experiencia en herramientas de videoconferencia (configuración, toma de notas, encuestas, grabaciones).

• Dominio de Microsoft 365 y Slack.

• Inglés avanzado, hablado y escrito.

• Rapidez de escritura para realizar notas en tiempo real.

• Perfil colaborativo, organizado, proactivo e independiente.

• Compromiso con el aprendizaje y desarrollo continuo.

• Disponibilidad para asistir a un encuentro presencial en EE.UU. una vez al año (se requiere Visa Americana).

• Imagen profesional (sin tatuajes o piercings visibles).

🏖️ Beneficios

• 10 días de PTO (2 semanas completas).

• 100% remoto.

• Oportunidad a largo plazo.

• Pagos en USD.

• Jornada completa, de lunes a viernes.

• Laptop proporcionada.

• Salario: USD 2,000/mes.

🌎 Ubicación

Disponible únicamente para candidatos que residan en países de LATAM: 🇦🇷 🇧🇷 🇨🇱 🇨🇴 🇨🇷 🇩🇴 🇪🇨 🇸🇻 🇬🇹 🇭🇳 🇲🇽 🇳🇮 🇵🇦 🇵🇾 🇵🇪 🇺🇾 🇻🇪

❌ Aplicaciones de candidatos fuera de LATAM (incluyendo EE.UU. u otras regiones) no serán consideradas.

📄 El CV debe estar en inglés.

🚫 Postulaciones que no cumplan con estos criterios serán rechazadas automáticamente.

Executive Assistant

📍 Remoto LATAM | Tiempo completo

📋 Descripción

Nuestro cliente en EE.UU. está contratando, a través de South, un/a Executive Assistant remoto/a para apoyar las operaciones internas. Este rol es ideal para alguien organizado/a, confiable y capaz de manejar tareas administrativas generales en un entorno remoto.

🛠 Responsabilidades

• Gestionar comunicaciones internas y agenda.
• Coordinar y dar seguimiento al calendario del CEO, incluyendo clientes y candidatos.
• Coordinar llamadas de procesos básicos y seguimientos.
• Horario: comenzar entre 7–8 AM PST hasta 4–5 PM PST.
• Flexibilidad: puede tomar un almuerzo más largo, pero debe destinar 1 hora después de la cena para respuestas rápidas a clientes.
• Brindar apoyo administrativo a distintos departamentos.
• Mantener documentación interna y seguimiento de tareas.
• Estar disponible en noches/fines de semana solo para asuntos urgentes.

✅ Requisitos

• Excelentes habilidades de redacción en inglés.
• Capacidad de trabajar de manera independiente y con mínima supervisión.
• Manejo de herramientas remotas como email, Google Workspace, Google Voice.
• No se requiere experiencia en una industria específica.
• Contar con equipo propio (laptop, micrófono).
• Teléfono local disponible para conexión con el CEO en casos urgentes.

🏖️ Beneficios

• 🌍 Trabajo 100% remoto.
• 📆 10 días de PTO + 10 feriados de EE.UU. al año.
• 🕐 Horario flexible con disponibilidad puntual en la noche para urgencias.

Administrative Coordinator / Bookkeeper

📍 Remoto | Tiempo completo | Latinoamérica

🌟 Sobre la Posición

Estamos buscando un/a Administrative Assistant / Bookkeeper altamente organizado/a, orientado/a al detalle y cómodo/a gestionando tanto tareas financieras como flujos operativos. Serás clave en asegurar que nuestros contratos, facturación y gestión de proveedores se lleven a cabo de manera ágil y eficiente.

Importante:

• Solo se considerarán candidatos que residan en Latinoamérica.
• El CV debe enviarse en inglés.
• (Opcional) Se recomienda incluir un video Loom como presentación profesional; quienes lo envíen tendrán prioridad.

🛠 Lo Que Harás

Bookkeeping & Finanzas

• Crear y gestionar facturas de clientes en QuickBooks Online (QBO) siguiendo plantillas, categorías de ingresos y reglas fiscales.
• Enviar facturas vía Plooto o Stripe, aplicando términos de pago correctos.
• Configurar y mantener acuerdos de proveedores en PandaDoc, garantizando el seguimiento adecuado de costos.
• Conciliar pagos mensuales, rastrear depósitos y apoyar en los reportes anuales.

Operaciones Administrativas

• Redactar y gestionar contratos en Airtable y PandaDoc con información precisa de clientes/proveedores/eventos.
• Investigar y contratar nuevos proveedores; coordinar llamadas de introducción con guion estándar y recopilar materiales requeridos.
• Crear presentaciones profesionales en PowerPoint utilizando plantillas corporativas.
• Subir y editar videos en YouTube para uso interno (ej. demos de proveedores).

Soporte Logístico

• Supervisar el envío de kits, regalos y materiales para eventos.
• Coordinar mensajerías, gestionar tiempos de entrega y controlar inventario.

✅ Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en contabilidad y coordinación administrativa.
• Conocimiento sólido en QBO, Airtable, PandaDoc y PowerPoint.
• Gran atención al detalle y capacidad de organizar contratos, facturas y cronogramas.
• Habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Actitud proactiva, autónoma y capacidad de trabajar de forma independiente en un entorno remoto.

💰 Compensación

• Salario: $1,500 – $1,800 USD/mes
• Zona horaria: USA Time Zone

Supporting a Successful Executive Business Coach

Are you ready to be the strategic right-hand to a high-performing executive coach who's systematically optimized every aspect of their business and life?

We're seeking an exceptional Executive Operations Assistant who doesn't just respond to needs—but anticipates them. This isn't your typical support role. You'll be deeply integrated into the strategic operations of a successful coaching business, working alongside an executive who demands excellence and delivers extraordinary, life-changing results for clients.

The Role

As Executive Operations Assistant, you'll serve as the operational backbone that enables peak performance. You'll be one step ahead at all times, thinking through what needs to happen before it's even requested. You are extremely proficient at research and analysis, synthesizing data and then presenting the best option. This role requires someone who thrives in a fast-paced, high-standards environment where precision and proactive thinking are non-negotiable.

Core Responsibilities

Business Operations

• Manage business financial operations and logistics seamlessly, developing and executing automations to limit manual work
• Identify and institute hiring channels for contractors (e.g. social media marketers) and lead communications for maximum impact
• Implement and optimize business processes and systems to ensure efficiency

Client Management

• Execute clear, proactive, timely communication with clients
• Create clear communication templates for common situations
• Manage end-to-end client journey

Technical Systems Management

• Master-level proficiency for complex database and workflow management, with deep understanding of functional system building commonly found in Notion, ClickUp, AirTable
• Develop SOPs for system building that is easily understood and repeatable, maintaining personal library of templates/checklists
• Integration and optimization of various productivity apps and tools

Strategic Planning & Execution

• Transform planning sessions into actionable, time-blocked calendar items
• Develop and implement feedback loops for continuous process improvement
• Proactively research, evaluate, and implement new tools , systems and automations for operational excellence

Personal Executive Support

• Complete ad-hoc tasks while maintaining confidential information with absolute discretion

Schedule & Availability

Core Hours: 12:00 PM - 8:00 PM PDT

High Degree of Flexibility Required: This role demands exceptional availability, including weekends when needed. You must be able to adapt to the executive's dynamic schedule and urgent priorities.

Working Style: Default is synchronous co-working sessions via Zoom, with autonomous execution during offline hours. You'll be expected to work independently on assigned projects while maintaining constant communication and updates.

Required Qualifications

Technical Excellence

• Multi-app fluency with rapid adoption of new tools and strong data analysis, in particular extensive experience with current tool stack: Notion, Zoom, Otter, Slack

Core Competencies

• Exceptional written and verbal communication in English
• Proactive thinking - you anticipate needs before they're expressed
• Obsessive attention to detail with little tolerance for repeated errors
• High execution speed without compromising quality
• Systems thinking approach to process optimization
• Absolute confidentiality and professional discretion

Personal Attributes

• Ultra-responsive and professional communication style
• Adaptable to changing priorities and urgent requests
• Self-directed with strong autonomous work capabilities
• Process-oriented with love for detailed SOPs and optimization
• Growth mindset with eagerness to learn and improve continuously

Do Not Apply If…

• You are easily offended by direct language.
• You are not assertive or confident.
• You are not fluent in complex database systems.

Compensation & Growth

Starting Salary: $13/hour with rapid progression opportunities

Performance-Based Increases: Up to $25/hour based on excellence and impact

Full-time, remote commitment: 40+ hours per week (60-70 hours preferred) in a remote environment

What You'll Gain (The Real Benefits)

This isn't just a job— it's accelerated business education working directly with a high-performer who's cracked the code on systematic success.

Business Mastery

• Inside access to how a successful coaching business actually operates (not theory—reality)
• Real productivity systems that actually work (beyond productivity theater)
• Decision-making frameworks used by high-performers

Professional Development

• Strategic thinking skills developed through daily exposure to high-level decisions
• Network access to high-impact entrepreneurs, executives, and organizations
• Process optimization mastery that's valuable across any industry

Personal Growth

• High-standards mindset through working in an excellence-driven environment
• Systematic approach to personal and professional optimization
• Performance psychology insights from working with a successful coach

Application Requirements

To be considered, you must demonstrate:

1. Portfolio showcasing complex database and automation work
2. Specific examples of proactive systems you've created or optimized
3. Communication samples showing clarity and professionalism
4. Availability confirmation for core hours and flexible scheduling

To apply, click here.

Apply If

This role is perfect for someone who:

• Gets energized by supporting high-performers
• Loves creating systems that eliminate friction
• Wants to learn business operations from the inside out
• Thrives in a demanding, growth-oriented environment
• Values the opportunity to absorb proven success strategies

This is not a traditional job—it's a strategic partnership that will accelerate your professional development while contributing to meaningful impact in the lives of coaching clients worldwide.



Apply here.

Serious candidates only. This role requires total commitment to excellence and availability that matches the dynamic needs of a successful executive coach.

Descripción General

Estamos buscando Asistentes Administrativos Virtuales Bilingües (Remoto) 🌎

Ubicación preferida: Venezuela, Colombia, Argentina, Ecuador, Perú, Nicaragua.

Horario de trabajo: Lunes a viernes, 9 am - 5 pm EST.

Idioma: Inglés avanzado escrito y hablado (C1/C2).

⚠️ Solo se considerarán CVs en inglés.

SOBRE NOSOTROS

En Valatam, nos apasiona construir equipos remotos extraordinarios en Latinoamérica para empresas en crecimiento en diferentes industrias en EE.UU. Nuestros valores guían todo lo que hacemos, asegurando un servicio excepcional a los clientes y un ambiente de apoyo y dinamismo para el equipo. Te encantará trabajar aquí si compartes estos valores:

• ACCIÓN 🚀 – Tienes iniciativa y logras resultados rápidamente.
• CUIDADO 🤝 – Disfrutas ayudar y hacer las cosas bien.
• EXCELENCIA 🌟 – Mantienes los más altos estándares.
• CONFIABILIDAD 🔒 – Si alguien te pide algo, sabe que lo entregarás.
• ENERGÍA ⚡ – Aportas una actitud positiva y entusiasta cada día.

EL ROL

Tendrás éxito en este puesto si valoras procesos claros y cuentas con experiencia en tareas como:

• Gestionar y organizar calendarios, programando reuniones y citas.
• Manejar la correspondencia por correo electrónico y el flujo de información.
• Mantener y actualizar bases de datos y archivos de clientes.
• Preparar reportes, documentos y presentaciones.
• Realizar investigaciones y recopilar información para distintos proyectos.
• Apoyar en tareas de contabilidad y control de gastos.
• Brindar soporte administrativo general, incluyendo organización de viajes y procesamiento de gastos.

👉 Este no es el listado final de funciones, ya que las tareas específicas dependerán de cada cliente.

Requisitos

• Título universitario o técnico en Administración de Empresas o afines (preferido).
• Inglés C1/C2 escrito y hablado.
• Entre 1 y 5 años de experiencia en roles administrativos, idealmente remotos.
• Manejo avanzado de Google Workspace y Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Comunicación escrita y verbal excepcional.
• Oficina en casa silenciosa con escritorio y silla de oficina.
• Internet estable: mínimo 10 MBPS de descarga y 2 MBPS de subida.
• Laptop/PC con 8GB RAM, procesador 1.6GHz, 50GB de espacio libre, audífonos y smartphone.
• Acceso a un lugar alternativo de trabajo en caso de cortes eléctricos o fallos de internet, además de un respaldo de conexión (hotspot móvil, Multibam, WiPod, etc.).

Beneficios

💲 Pago inicial: $4/hr (aprox. $640-740/mes).

⬆️ Incrementos anuales de salario.

🎁 Bonos discrecionales de clientes (más del 80% otorgan bono de fin de año).

Si tu puesto es a tiempo completo con un cliente, también tendrás:

• 7 feriados federales de EE.UU. pagos.
• 4 días de vacaciones pagadas (muchos clientes ofrecen más).
• Estipendio mensual para seguro médico (tras inducción).
• Bonos de cumpleaños/aniversario.
• Subsidio de gimnasio/bienestar.
• Clases de fitness online ilimitadas.
• Invitaciones a fiestas de Navidad y otros encuentros.

IMPORTANTE

Durante los primeros 4 meses es obligatorio estar disponible en uno de los países mencionados, sin viajes planeados, para garantizar una integración fluida.

Si ya tienes un viaje programado en ese periodo, te pedimos aplicar después de tu regreso. 🙏

💼 Puesto: Bilingual Virtual Assistant

🕒 Carga horaria: Tiempo completo (Lunes a Viernes, 9 am – 5 pm EST)

🌎 Modalidad: Remoto

📍 Ubicación: Venezuela, Colombia, Argentina, Ecuador, Perú, Nicaragua

🎯 Requisitos: Inglés avanzado C1/C2 (oral y escrito), entre 1 y 5 años de experiencia en roles administrativos remotos, título en Administración de Empresas o similar (preferido), excelente organización y comunicación, equipo de trabajo completo (PC, smartphone, auriculares), internet estable y espacio de oficina en casa.

✨ Beneficios: Pago inicial de $4/h (aprox. $640–$740/mes), incrementos anuales, bonos discrecionales, 7 feriados de EE.UU. pagos, 4 días de PTO (o más según cliente), bono de cumpleaños/aniversario, estipendio médico mensual, allowance de gimnasio/bienestar, clases fitness online ilimitadas, eventos y celebraciones anuales.

📌 Puesto: Executive Assistant

🌎 Ubicación: Remoto (exclusivo para LATAM)

🕒 Modalidad: Tiempo completo (10:00 a 18:00 horario Central de EE.UU.)

📄 Aplicación: CV en inglés (excluyente). Se dará prioridad a quienes incluyan un video Loom.

🎯 Descripción del Puesto

La persona seleccionada será responsable de brindar soporte ejecutivo a dos líderes de la empresa, colaborando en la gestión del calendario, la comunicación profesional, tareas administrativas y apoyo operativo. Se valoran habilidades organizativas excepcionales, capacidad de priorización y dominio de herramientas colaborativas.

💼 Responsabilidades

Soporte Ejecutivo

• Coordinar calendarios complejos y reuniones en diferentes zonas horarias.
• Preparar agendas, materiales y tareas de seguimiento para reuniones.
• Apoyar la coordinación interfuncional para asegurar el cumplimiento de iniciativas clave.

Gestión de Comunicaciones

• Administrar correos, tareas y mensajes de ambos ejecutivos.
• Redactar correspondencia profesional y seguimientos.
• Dar seguimiento a entregables pendientes con diferentes stakeholders.

Asistencia Administrativa

• Coordinar viajes, citas y logística tanto personal como profesional.
• Procesar pagos y administrar cuentas online (Amazon, Instacart, portales de proveedores).
• Apoyar en reservas, eventos y coordinación ocasional con familia.

Soporte Operativo y de Proyectos

• Hacer seguimiento de objetivos internos (OKRs), tareas y avances mediante Notion, Asana u otras herramientas.
• Documentar y optimizar flujos de trabajo recurrentes.
• Crear dashboards internos e informes semanales para los ejecutivos.

✅ Requisitos

• Mínimo 3 años de experiencia como asistente ejecutiva en entornos remotos.
• Excelentes habilidades de comunicación en inglés (oral y escrita).
• Dominio de Google Workspace, Notion, Slack, Asana u otras herramientas similares.
• Capacidad de trabajar de forma autónoma, priorizar y mantener confidencialidad.
• Disponibilidad para trabajar en el horario de 10:00 a 18:00 (hora Central de EE.UU.).

🌟 Requisitos Deseables

• Experiencia en entornos de rápido crecimiento.
• Familiaridad con equipos de operaciones o ingeniería (especialmente en servicios para el hogar o tecnología).
• Conocimientos de Salesforce, paneles de control de proyectos o herramientas de reporting.
• Experiencia previa dando soporte a fundadores, líderes C-Level o directores.

📌 Puesto: Payroll Operations Specialist

🌎 Ubicación: 100% remoto – abierto a cualquier país

🕒 Modalidad: Tiempo completo, asincrónica

📅 Inicio: Lo antes posible

🧑‍💼 Reporta a: Associate Manager, Payroll Business Operations

👥 Equipo: Payroll

🎯 Descripción del Puesto

La empresa está buscando un perfil estratégico y analítico para liderar y mejorar procesos de nómina a nivel global. Esta persona colaborará con equipos multifuncionales (producto, desarrollo, operaciones, etc.) para proponer soluciones, ejecutar proyectos especiales e implementar mejoras sustentadas en datos. El rol implica participación activa en todo el ciclo de vida de procesos de nómina, desde la ideación hasta la implementación y documentación.

💼 Responsabilidades

• Analizar las necesidades del área de nómina y proponer soluciones efectivas junto a los equipos de Producto y Desarrollo.
• Colaborar con equipos multifuncionales para identificar oportunidades de automatización y mejoras.
• Ayudar a implementar nuevos procesos y herramientas tecnológicas de nómina.
• Liderar proyectos especiales desde su diseño hasta la ejecución, incluyendo toma de requisitos, medición e iteración.
• Crear y mantener documentación clara y precisa de todos los procesos implementados.
• Desarrollar e implementar KPIs que permitan evaluar el impacto de los procesos actuales y propuestos.
• Ser proactivo y capaz de arrancar iniciativas desde cero con autonomía y foco en resultados.

✅ Requisitos

• Amplia experiencia en consultoría de nómina o en un rol similar.
• Sólidas habilidades de gestión de proyectos.
• Capacidad analítica y pensamiento crítico orientado a la resolución de problemas.
• Conocimiento profundo de procesos de nómina de punta a punta y funciones de RRHH.
• Capacidad para interactuar con distintos stakeholders y adaptar la comunicación a cada perfil.
• Perfil colaborativo, autónomo, adaptable y con orientación a la mejora continua.
• Inglés fluido (oral y escrito).
• Experiencia previa en entornos remotos es un plus.

🧾 Beneficios

• Trabajo 100% remoto desde cualquier lugar del mundo
• Vacaciones pagas y tiempo libre flexible
• Horarios de trabajo asincrónicos
• 16 semanas de licencia parental paga
• Servicios de salud mental
• Stock options
• Presupuesto para formación y desarrollo
• Presupuesto para oficina en casa y equipo tecnológico
• Presupuesto para eventos locales o espacios de coworking

📌 Puesto: Asistente Ejecutivo/a & Administrativo/a (Múltiples Vacantes)

🌍 Ubicación: Remoto (LATAM, Sudáfrica o Filipinas)

🕐 Horario: Tiempo completo, en horario laboral de EE.UU.

💵 Salario: Entre USD $1.400 y $2.500 mensuales (según experiencia)

🎯 Descripción del Puesto

Distintas empresas de EE.UU. están buscando Asistentes Ejecutivos/as y Administrativos/as para integrarse de forma inmediata a sus equipos. Estarás trabajando directamente con clientes, brindando apoyo en tareas administrativas clave. Esta posición requiere un excelente nivel de inglés, tanto oral como escrito, y la capacidad de desenvolverse de manera eficiente en un entorno remoto.

💼 Responsabilidades

• Gestión de documentos y archivos
• Asistencia con calendarios, reuniones y correos electrónicos
• Reportes de gastos y control administrativo
• Coordinación y seguimiento de proyectos
• Soporte personal a directivos
• Priorización de tareas y manejo del tiempo
• Trabajo diario en horario estadounidense

✅ Requisitos

• Mínimo 1 año de experiencia como asistente administrativo/a o ejecutivo/a
• Inglés fluido (oral y escrito)
• Conexión a internet estable, computadora portátil y auriculares con micrófono
• Actitud energética, positiva y profesional
• Capacidad para recibir feedback y mejorar continuamente
• Perfil proactivo, orientado al trabajo en equipo